Das Bundesministerium der Finanzen hat einen Referentenentwurf zur Einführung einer gesetzlichen Kassenpflicht vorgelegt. Sollte das Vorhaben in der derzeit vorgesehenen Form umgesetzt werden, würde sich das Kassenrecht für zahlreiche Unternehmen und Selbstständige ab 2028 deutlich verändern.

Nach dem aktuellen Entwurf sollen Unternehmen und Freiberufler grundsätzlich verpflichtet werden, ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO zu verwenden, wenn ihr Gesamtumsatz im Kalenderjahr mehr als 100.000 Euro beträgt. Für Unternehmen, die diese Umsatzgrenze bereits im Jahr 2027 überschreiten, ist die Anwendung der neuen Kassenpflicht derzeit ab dem 1. Januar 2028 vorgesehen.

Besonders bemerkenswert ist, dass nach dem derzeitigen Entwurf nicht die Höhe der tatsächlichen Barumsätze entscheidend sein soll. Maßgeblich wäre vielmehr der Gesamtumsatz des Unternehmens. Damit könnten auch Unternehmen betroffen sein, bei denen Barzahlungen lediglich eine untergeordnete Rolle spielen.

Ein Unternehmen mit beispielsweise 300.000 Euro Jahresumsatz könnte somit grundsätzlich unter die Kassenpflicht fallen, selbst wenn nahezu sämtliche Rechnungen per Überweisung beglichen werden und lediglich vereinzelt Bargeld vereinnahmt wird. Diese Ausgestaltung wird bereits von mehreren Berufs- und Wirtschaftsverbänden kritisch gesehen.

Auch Freiberufler können betroffen sein

Die geplante Regelung soll ausdrücklich nicht nur für klassische bargeldintensive Branchen wie Gastronomie oder Einzelhandel gelten.

Auch Freiberufler könnten von der neuen Kassenpflicht erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise Steuerberater, Rechtsanwälte, Ärzte, Architekten oder andere beratende Berufe.

Gerade bei Berufsgruppen, bei denen Barzahlungen normalerweise nur eine geringe Rolle spielen, wird deshalb derzeit diskutiert, ob die geplante Regelung zu weitreichend ist.

Welche Ausnahmen sind geplant?

Parallel zum Referentenentwurf wurde ein Diskussionsentwurf für eine Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung veröffentlicht.

Danach sollen bestimmte Unternehmen und Geschäftsvorfälle von der Kassenpflicht ausgenommen werden. Vorgesehen sind unter anderem Sonderregelungen für bestimmte Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen sowie für einzelne Geschäftsvorfälle außerhalb einer festen Betriebsstätte.

Auch für mobile Verkaufsstellen, temporäre Verkaufsstände oder bestimmte Vertrauenskassen sind Ausnahmen beziehungsweise Erleichterungen vorgesehen.

Allerdings befindet sich auch dieser Teil der Regelung noch im Entwurfsstadium. Im weiteren Gesetzgebungsverfahren können sich die Voraussetzungen daher noch deutlich verändern.

Was passiert bei Unterschreiten der Umsatzgrenze?

Eine einmal entstandene Kassenpflicht soll nach dem aktuellen Referentenentwurf nicht sofort wieder entfallen, wenn der Umsatz anschließend unter die Grenze von 100.000 Euro sinkt.

Vorgesehen ist vielmehr, dass die Verpflichtung erst endet, wenn die Umsatzgrenze in drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren nicht mehr überschritten wurde.

Damit würde die Kassenpflicht in vielen Fällen noch mehrere Jahre fortbestehen, obwohl das Unternehmen zwischenzeitlich wieder unterhalb der maßgeblichen Umsatzgrenze liegt.

Änderungen bei der Belegausgabe

Neben der Einführung der Kassenpflicht enthält der Referentenentwurf auch eine wichtige Änderung bei der bisherigen Belegausgabepflicht.

Ab dem 1. Januar 2028 soll der Beleg grundsätzlich elektronisch in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt werden. Damit soll insbesondere der bisher vielfach kritisierte automatische Ausdruck von Papierbons reduziert werden.

Für viele Unternehmen könnte dies eine praktische Erleichterung darstellen. Gleichzeitig müssen Kassensysteme und interne Prozesse technisch auf die neuen Anforderungen vorbereitet werden.

Verschärfte Kontroll- und Sanktionsmöglichkeiten

Mit der geplanten Neuregelung sollen auch die Kontrollmöglichkeiten der Finanzverwaltung erweitert werden.

Wer trotz bestehender Verpflichtung kein entsprechendes elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, könnte künftig mit einem Bußgeld belegt werden.

Darüber hinaus sieht der Entwurf zusätzliche Regelungen gegen die Manipulation elektronischer Kassensysteme vor. Insbesondere sogenannte Manipulationsprogramme sollen künftig deutlich schärfer sanktioniert werden.

Start zum 1. Januar 2028 wird bereits kritisch gesehen

Auch die vorgesehene Übergangsfrist sorgt für Diskussionen.

Unternehmen, die im Jahr 2027 erstmals die Umsatzgrenze von 100.000 Euro überschreiten, sollen nach dem derzeitigen Entwurf bereits ab dem 1. Januar 2028 ein geeignetes Kassensystem einsetzen.

Gerade bei Unternehmen, deren Umsatz sich zum Jahresende nahe an dieser Grenze bewegt, kann zu diesem Zeitpunkt möglicherweise noch gar nicht abschließend feststehen, ob die Umsatzgrenze tatsächlich überschritten wurde.

Mehrere Berufsverbände fordern deshalb längere Übergangsfristen beziehungsweise eine spätere erstmalige Anwendung.

Was sollten Unternehmen jetzt beachten?

Aktuell besteht noch kein unmittelbarer Handlungsbedarf. Bei der geplanten Kassenpflicht handelt es sich bislang um einen Referentenentwurf.

Unternehmen sollten die weitere Entwicklung dennoch aufmerksam verfolgen – insbesondere dann, wenn sie

  • mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz erzielen,

  • Bargeld- oder Kartenzahlungen entgegennehmen,

  • bislang eine offene Ladenkasse verwenden oder

  • aktuell noch kein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzen.

Auch Unternehmen mit nur sehr geringen Barumsätzen sollten die Entwicklung beobachten, da nach dem derzeitigen Entwurf der Gesamtumsatz und nicht der tatsächliche Barumsatz maßgeblich sein soll.

Unser Fazit

Die geplante Einführung einer Kassenpflicht ab 2028 könnte deutlich mehr Unternehmen betreffen, als der Begriff zunächst vermuten lässt.

Insbesondere die geplante Anknüpfung an einen Gesamtumsatz von mehr als 100.000 Euro führt dazu, dass auch Unternehmen und Freiberufler mit nur geringen Bargeldeinnahmen in den Anwendungsbereich fallen könnten.

Im weiteren Gesetzgebungsverfahren ist deshalb noch mit Änderungen zu rechnen. Unternehmen sollten die Entwicklung frühzeitig beobachten und rechtzeitig prüfen, ob ihre bestehenden Kassensysteme und internen Abläufe den künftigen Anforderungen entsprechen.

Stand: August 2026. Die dargestellten Regelungen basieren auf dem aktuellen Referentenentwurf und können sich im weiteren Gesetzgebungsverfahren noch ändern.