Mit der neuen Außenprüfungsordnung (ApO) wurde die bisherige Betriebsprüfungsordnung 2000 abgelöst. Die Neuregelung ist seit dem 1. August 2026 in Kraft und gilt sowohl für laufende als auch für künftige Außenprüfungen. Ziel ist es, steuerliche Prüfungen stärker risikoorientiert, effizienter und zeitnäher durchzuführen.

Stärkere Risikoorientierung bei Betriebsprüfungen

Künftig soll die Auswahl und Durchführung steuerlicher Außenprüfungen noch stärker anhand von Risikogesichtspunkten erfolgen. Prüfungsschwerpunkte sollen frühzeitig festgelegt und Umfang sowie Dauer der Prüfung grundsätzlich auf das notwendige Maß beschränkt werden.

Bei international tätigen Unternehmen können dabei insbesondere Informationen aus internationalen Austauschverfahren wie DAC, CRS oder Country-by-Country Reporting in die Risikobewertung einfließen.

Flexiblere Prüfungszeiträume

Bei Großbetrieben bleibt es grundsätzlich bei der sogenannten Anschlussprüfung. Bei anderen Unternehmen kann der Prüfungszeitraum künftig jedoch auch kürzer als die bislang regelmäßig vorgesehenen drei Jahre ausfallen.

Damit setzt sich der Trend zu einer gezielteren und stärker risikobasierten Prüfung fort.

Unternehmen müssen kurzfristiger vorbereitet sein

Auch bei der Prüfungsanordnung gibt die neue ApO konkrete Zeiträume vor. Bei Großbetrieben soll die Prüfungsanordnung grundsätzlich vier Wochen vor Prüfungsbeginn bekanntgegeben werden, in anderen Fällen regelmäßig zwei Wochen vorher.

Für Unternehmen bedeutet dies: Zuständigkeiten, Dokumentationen und Prozesse zur Bereitstellung steuerlich relevanter Unterlagen sollten bereits im Vorfeld klar definiert sein.

Digitale Datenbereitstellung gewinnt weiter an Bedeutung

Die Digitalisierung der Betriebsprüfung wird weiter vorangetrieben. Digital überlassene Unterlagen dürfen von der Finanzverwaltung grundsätzlich gespeichert und verarbeitet werden, ohne dass hierfür eine zusätzliche Zustimmung des Steuerpflichtigen erforderlich ist.

Unternehmen sollten deshalb besonders darauf achten, dass der Datenzugriff auf tatsächlich prüfungsrelevante Informationen begrenzt wird und datenschutzrechtliche Anforderungen eingehalten werden.

Rahmenvereinbarungen können Prüfungen planbarer machen

Neu beziehungsweise deutlich stärker geregelt wird die Möglichkeit sogenannter Rahmenvereinbarungen zwischen Finanzverwaltung und Steuerpflichtigen. Darin können unter anderem Fristen, Kommunikationswege und Mitwirkungspflichten für den Ablauf der Prüfung vereinbart werden.

Werden die vereinbarten Rahmenbedingungen eingehalten, kann ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen grundsätzlich vermieden werden. Allerdings kann eine Rahmenvereinbarung jederzeit einseitig schriftlich gekündigt werden. Ihr Nutzen sollte daher stets anhand des konkreten Einzelfalls beurteilt werden.

Verschärfte Anforderungen an die Mitwirkung

Besondere Bedeutung haben die Regelungen zum sogenannten qualifizierten Mitwirkungsverlangen. Nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann die Finanzverwaltung unter bestimmten Voraussetzungen ein solches verlangen.

Die geforderten Unterlagen oder Auskünfte müssen grundsätzlich innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Kommt der Steuerpflichtige seiner Verpflichtung nicht oder nicht ausreichend nach, kann ein Mitwirkungsverzögerungsgeld festgesetzt werden. Zusätzlich kann sich die Festsetzungsverjährung verlängern.

Damit gewinnt eine strukturierte und zeitnahe Bereitstellung steuerlich relevanter Informationen weiter an Bedeutung. Dokumentierte Prozesse und klare Verantwortlichkeiten – beispielsweise im Rahmen eines Tax Compliance Management Systems – können Unternehmen dabei erheblich unterstützen.

Steuerstrafrechtliche Risiken rücken stärker in den Fokus

Auch im Bereich möglicher Steuerstraftaten enthält die neue Außenprüfungsordnung relevante Vorgaben. Ergeben sich während einer Prüfung ausreichende Anhaltspunkte für eine mögliche Steuerstraftat, soll die zuständige Stelle unverzüglich eingeschaltet werden.

Nach Einschätzung des IDW könnte dies dazu führen, dass Strafsachenstellen früher einbezogen werden und damit auch der Zeitraum für eine mögliche strafbefreiende Selbstanzeige kürzer wird.

Ein wirksames Tax Compliance Management System kann auch in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle spielen und unter bestimmten Voraussetzungen als Indiz gegen Vorsatz oder Leichtfertigkeit wirken.

Änderungen auch bei Konzern- und Lohnsteuerprüfungen

Für Konzernprüfungen wird die maßgebliche Umsatzgrenze von bisher 25 Mio. Euro auf 50 Mio. Euro angehoben.

Neu eingeführt wird zudem die koordinierte Lohnsteuer-Außenprüfung. Bei größeren Konzernen beziehungsweise Unternehmen können lohnsteuerliche Betriebsstätten künftig unter einheitlicher Leitung und nach einheitlichen Prüfungsschwerpunkten geprüft werden.

Was Unternehmen jetzt beachten sollten

Die neue Außenprüfungsordnung zeigt deutlich, wohin sich steuerliche Betriebsprüfungen entwickeln: mehr Digitalisierung, stärkere Risikoorientierung und höhere Anforderungen an eine schnelle und strukturierte Mitwirkung.

Unternehmen sollten daher insbesondere ihre steuerliche Dokumentation, interne Zuständigkeiten und Prozesse zur Datenbereitstellung überprüfen. Ein funktionierendes Tax Compliance Management System kann dabei helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen, Informationen strukturiert bereitzustellen und den Ablauf einer späteren Außenprüfung deutlich zu erleichtern.