E-Rechnung ab 2027: Wer jetzt umstellen muss und welche Ausnahmen gelten
Die nächste Stufe der E-Rechnungspflicht rückt näher: Zum 1. Januar 2027 endet für viele Unternehmen die allgemeine Übergangsregelung für Papier- und einfache PDF-Rechnungen. Wer betroffen ist, sollte seine Rechnungsprozesse rechtzeitig prüfen und anpassen. Entscheidend sind insbesondere der Vorjahresumsatz, die Art des Umsatzes und die gesetzlichen Ausnahmen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine gewöhnliche PDF-Datei oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllt diese Anforderungen nicht.
Gängige Formate sind XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Versionen beziehungsweise -Profile. Während eine XRechnung aus strukturierten Daten besteht, verbindet ZUGFeRD ein lesbares PDF mit eingebetteten Rechnungsdaten. Maßgeblich ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Welche Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Die Verpflichtung betrifft grundsätzlich Rechnungen über entsprechende inländische Umsätze zwischen Unternehmen, wenn sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind und die Leistung für das Unternehmen des Empfängers erbracht wird. Für bestimmte Umsätze bestehen Ausnahmen.
Für die Übergangsregelung im Jahr 2027 kommt es auf den Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr an:
Mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026: Für betroffene, ab dem 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze müssen grundsätzlich E-Rechnungen ausgestellt werden.
Bis einschließlich 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026: Die weitere Übergangsregelung erlaubt für 2027 ausgeführte Umsätze noch sonstige Rechnungen, sofern diese bis Ende 2027 übermittelt werden. Für einfache elektronische Rechnungen, etwa PDF-Dateien, ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz im umsatzsteuerrechtlichen Sinne. Sie sollte daher anhand der gesetzlichen Berechnung geprüft werden und nicht allein anhand einer einzelnen Umsatzzahl aus der Buchhaltung. Für bestimmte bestehende EDI-Verfahren gilt ebenfalls eine Übergangsregelung bis Ende 2027.
Der Empfang ist bereits seit 2025 erforderlich
Die Übergangsfristen für die Ausstellung ändern nichts an der Empfangspflicht: Inländische Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer.
Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Unternehmen sollten darüber hinaus sicherstellen, dass eingehende Rechnungen zuverlässig geprüft, verarbeitet und aufbewahrt werden können.
Welche Ausnahmen gelten?
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Zu den wesentlichen Ausnahmen gehören:
Rechnungen an Privatkunden: Sie fallen grundsätzlich nicht unter die hier beschriebene Pflicht für inländische Umsätze zwischen Unternehmen.
Bestimmte steuerfreie Umsätze: Insbesondere Umsätze, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, sind ausgenommen.
Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.
Fahrausweise: Für Fahrausweise, die als Rechnung gelten, bestehen ebenfalls Ausnahmen.
Rechnungen von Kleinunternehmern: Für nach § 19 Absatz 1 UStG steuerfreie Umsätze dürfen Kleinunternehmer weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Die Fähigkeit zum Empfang von E-Rechnungen bleibt erforderlich.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können zusätzliche oder abweichende Vorgaben gelten. Diese sollten gesondert geprüft werden.
Was sollten Unternehmen jetzt vorbereiten?
Die Umstellung betrifft mehr als das Dateiformat. Sie ist eine Gelegenheit, den gesamten Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Buchung zu verbessern. Dafür empfehlen sich fünf Schritte:
Betroffenheit klären: Prüfen Sie den maßgeblichen Gesamtumsatz und die von Ihnen abgerechneten Leistungen.
Software prüfen: Klären Sie, ob Ihre Programme geeignete E-Rechnungen erstellen, lesen und verarbeiten können.
Zuständigkeiten festlegen: Definieren Sie, wer Rechnungen empfängt, prüft, freigibt und an die Buchhaltung weitergibt.
Archivierung sicherstellen: Bewahren Sie die strukturierten Rechnungsdaten auf. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht ersetzt diese Daten nicht. Die umsatzsteuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre; weitergehende Pflichten sind gegebenenfalls zusätzlich zu berücksichtigen.
Abläufe testen: Prüfen Sie vor der Umstellung anhand echter Anwendungsfälle, ob Erstellung, Versand, Empfang und Verarbeitung funktionieren.
E-Rechnungen als Chance für effizientere Finanzprozesse
Strukturierte Rechnungsdaten können manuelle Erfassungsarbeit reduzieren und die Verarbeitung beschleunigen. Voraussetzung ist, dass Software, Zuständigkeiten und Buchhaltung zusammenpassen. Wer die Umstellung frühzeitig vorbereitet, kann zugleich bestehende Medienbrüche und unnötige Arbeitsschritte erkennen.
konja unterstützt Sie dabei, die steuerlichen Anforderungen einzuordnen und Ihre Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse auf die E-Rechnung vorzubereiten. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Betroffenheit prüfen oder die Umstellung strukturiert angehen möchten.
Stand: 9. Oktober 2026.
